Vystavování dokladů | EDI

Co je EDI?

EDI (Electronic Data Interchange – elektronická výměna dat) je moderní způsob komunikace mezi dvěma nezávislými subjekty, při které dochází k výměně standardních strukturovaných obchodních a jiných dokumentů elektronickou formou.

Zákazníci

I. Frekvence vystavování

Zákazníci mohou volit frekvenci vystavování daňových dokladů

• týdně
• denně
• při dodání (na vyžádání u jednotlivých dokladů nebo při platbě za hotové)

II. Zpracování faktury

Kromě toho volí způsob zpracování daňového dokladu

• po akcích
• po objednávkách
• všechny dodávky najednou
• po jednotlivých dodávkách.

III. Formát faktur

Daňové doklady mohou být zákazníkovi předávány ve formátu

• pdf
• isdocx
• isdoc
• EDI DEK
• EDI DEK+pdf.

EDI DEK je založený na standardu XML Idoc.

IV. Zaslání faktur

Faktury jsou zákazníkům zasílány

• poštou za poplatek
• e-mailem + poštou za poplatek
• e-mailem

Pokud jsou zasílány dva formáty souborů, jsou zasílány v jednom mailu.

V. Ostatní

• Všechny pdf daňové doklady obsahují QR kód „QR Platba+F“, který umožňuje automatické vyplnění platebních údajů pro platby a účetních údajů při zpracování faktur.
• V průvodním e-mailu je vždy uvedený link na stažení dodacího listu.

VI. Změny nastavení

Pokud požadujete změnu vystavování daňových dokladů, kontaktujte svého oblastního zástupce nebo naše Zákaznické centrum.

Dodavatelé

I. Frekvence vystavování

Dodavatelé zboží vystavují DEKu faktury

• zároveň s dodáním zboží

II. Zpracování faktury

V případě, že je fakturováno zboží s dodáním do skladů i prodejen, včetně dodávek typu přímá dodávka

• faktura musí obsahovat číslo nákupní objednávky, faktury bez nákupní objednávky budou dodavateli vráceny, DEK je nedokáže zpracovat
• na jedné faktuře může být fakturováno více nákupních objednávek pouze v případě, kdy je údaj o nákupní objednávce uvedený v řádcích faktury (ne pouze v hlavičce faktury)
• faktura musí obsahovat číslo dodacího listu
• na jedné faktuře může být fakturováno více dodacích listů pouze v případě, kdy je údaj o dodacím listu uvedený v řádcích faktury (ne pouze v hlavičce faktury)
• zboží, které dodavatel fakturuje na jednom dodacím listu, musí být DEK zasláno najednou, část zboží z dodacího listu nemůže být zasláno později (protože se např. „nevešlo“, v takovým případě musí být změněn dodací list i faktura)
• nikdy DEKu nevystavujte více verzí jednoho daňového dokladu
• pokud dodavatel dodává zboží pod jiným číslem položky, než bylo objednáno, nebo dodavatel koriguje množství, protože nebyla ze strany DEKu dodržena minimální nákupní jednotka, je dodavatel povinen upozornit obchodního specialistu, aby opravil nastavení položky

V případě, že je fakturováno zboží do prodejen

V případě, že je fakturováno zboží typu přímá dodávka a dodavatel zasílá pouze pdf formát faktury

• zároveň s fakturou musí být zaslán rovněž dodací list na mailovou adresu pobočky, která zboží objednala

III. Formát nákupních objednávek na zboží

Nákupní objednávky DEK svým dodavatelům zasílá ve formátu

• pdf
• EDI DEK + pdf
• EDI UN/EDIFACT - EANCOM

IV. Zaslání nákupních objednávek

• Mailem na adresu určenou dodavatelem
• AS2 point-to-point nebo s providerem dodavatele (po uzavření propojovací smlouvy s tímto providerem)
• Ftps point-to-point
• Https point-to-point

V. Formát přijatých faktur

• Isdocx
• isdoc
• EDI UN/EDIFACT - EANCOM D01B
• ve výjimečných případech pouze pdf.

Naprostá většina informačních systémů používaných v ČR podporujíce generování isdoc a isdocx daňových dokladů.

VI. Zaslání faktur

• mailem na níže uvedené adresy
• AS2 point-to-point nebo s providerem dodavatele (po uzavření propojovací smlouvy s tímto providerem, ověřte si prosím vždy u nás, že s Vaším providerem má DEK propojení zřízeno)

(point-to-point = direct EDI = přímá bezpečná linka mezi dvěma obchodními partnery)

• Zvoleným způsobem je nutno zasílat pouze faktury, ne jiné doklady jako jsou dodací listy nebo potvrzení dobropisů.
• Pokud je daňový doklad zasílaný ve dvou formáty souborů, mohou být zasílány v jednom společném mailu nebo i více mailech.
• Faktury není možno zasílat POŠTOU, poštou zaslané daňové doklady jsou skartovány.

Mailové adresy:

• ISO měrné jednotky
• EANCOM INVOIC + ORDERS popis a příklad
• EDI DEK Obecný popis INVOICES
• EDI DEK Obecný popis ORDERS
• EDI DEK Příklad INVOICES
• EDI DEK Příklad ORDERS

VII. Ostatní

• ISO DEK číselník měrných jednotek je používán při EDI pro konvertování interně používaných jednotek na standartní měrné jednotky (ISO codes).
• V případě, že Váš informační systém EDI komunikaci nepodporuje, kontaktujte některého z renomovaných providerů, který Vám na svých serverech zřídí tzv. EDI schránku. Tato schránka slouží k ukládání a konverzi EDI zpráv u providera a je identifikována pomocí GLN kódu. Na Váš server bude instalována aplikace vybraného providera, která bude sloužit ke komunikaci mezi Vaším informačním systémem a schránkou.

VIII. Změny nastavení

Pokud požadujete v změnu zasílání nákupních objednávek nebo daňových dokladů, kontaktujete svého produkt manažera.